OK visie | Een veilig en positief leerklimaat op de OK
LEREN & ONTWIKKELENEen goed leerklimaat is voor leerlingen belangrijk om effectief te kunnen leren en werken. Een onvriendelijke sfeer in de werkomgeving blijkt zelfs een van de meest voorkomende redenen waarom studenten tijdens hun opleiding vroegtijdig uitstromen. Dit is helaas een bekend fenomeen voor veel ziekenhuizen, en met name voor hun OK-afdelingen. Hier leiden medewerkers zelf hun leerlingen op, in een werkomgeving met veel verschillende spelers die in een kleine afgesloten ruimte onder hoge werkdruk moeten focussen op het ‘draaien van productie’.
Veel leerlingen ervaren de OK-cultuur dan ook als weerbarstig, en de onderlinge communicatie niet altijd effectief. ‘Dat moet anders’, vond het management van het OK-complex van het Ikazia Ziekenhuis in Rotterdam-Zuid. Samen met deRotterdamseZorg en externe partner Pieterman ontwikkelden zij een methodiek om het leerklimaat in beeld te brengen. Daarna zijn zij een pilot gestart waarin de methodiek om te komen tot een veilig en positief leerklimaat werd getest. Mooi is dat zij de ontwikkelde methodiek en hun ervaringen graag delen met ziekenhuizen buiten de regio die ook hun leerklimaat willen optimaliseren.
OK-manager van het Ikazia Ziekenhuis Marianne van der Jagt vertelt: ‘Met elkaar constateerden we dat de uitval en uitstroom van leerlingen te groot was. En dat is heel zonde, want opleiden kost geld en veel tijd van mensen op de werkvloer. Leerlingen stoppen om verschillende redenen: omdat het vak niet goed bij hen past, omdat de combinatie werken-leren zwaar is, of omdat het mentaal te lastig blijkt. Maar ook omdat de werkomgeving en het leerklimaat niet als veilig worden ervaren. En dat is een oorzaak waar we zelf wat aan kunnen doen.’
Generatieverschil
Voor derdejaars leerling anesthesie Juliette Olieslagers (22 jaar) zit de opleiding er bijna op. Zij kan zich de start nog goed herinneren. ‘Toen ik hier drie jaar geleden begon, voelde het alsof ik in het diepe werd gegooid. Ik kwam net van de middelbare school, en ik had geen ervaring met werken in het ziekenhuis. De combinatie van een nieuwe baan en opleiding was heftig. Gelukkig heb ik uiteindelijk mijn plekje wel gevonden.’ Marianne (h)erkent dat de leeromgeving uitdagend is. ‘OK’s zijn hiërarchisch georganiseerd. De sfeer is niet altijd open en even vriendelijk. Dat is logisch, want op een OK werken en fouten maken is geen goede combinatie.’ Volgens haar speelt ook het generatieverschil mee. ‘De leerling van nu is niet de leerling van twintig jaar geleden. De huidige leerlingen zijn gewend aan autonomie, en aan leren op je eigen manier. Het doel van deze aanpak is dan ook om een veilig leerklimaat te creëren dat beter past bij de leerlingen van nu.’
Blauwdruk
Het programma voor een positief en veilig leerklimaat startte met de ontwikkeling van een stappenplan. Dit werd later omgezet naar een blauwdruk, zodat ook andere ziekenhuizen hiermee aan de slag kunnen. Er werd een kerngroep geformuleerd, waarbij naast Marianne ook alle praktijkopleiders, een teamleider, een leerling van de afdeling en een vertegenwoordiger van de externe partij Pieterman zijn betrokken. De kerngroep vroeg Pieterman om een objectieve analyse te maken van het huidige leerklimaat en van de factoren die het leerklimaat positief en negatief beïnvloeden. Marianne: ‘Tijdens een aantal scandagen zijn observaties op de werkvloer gedaan om te kijken hoe het daar dagelijks aan toegaat. Ook hebben alle leerlingen een uitgebreide vragenlijst ingevuld. De rapportage uit de scans en onderzoeken gaf direct al enkele praktische inzichten en aanbevelingen om het huidige gedrag te verbeteren. Deze konden op de afdeling redelijk gemakkelijk vertaald worden naar acties en afspraken.’
Quick wins
Een voorbeeld van zo’n ‘quick win’ is de aandacht voor de leerling bij de dagelijkse gezamenlijke start als team op een OK. Juliette: ‘We noemen dit de briefing, waar we alle bijzonderheden van de patiënten van die dag met elkaar delen, zoals medicatie en comorbiditeit. Hier bespreken we nu ook de leerdoelen per student; dus wat we die dag willen leren en wat we daarvoor nodig hebben. Want de student blijft eigenaar van zijn eigen leerproces. Aan het eind van de dag proberen we daar weer op terug te komen. En als dat qua tijd niet gezamenlijk lukt, dan doet de leerling dit samen met de werkbegeleider.’ Marianne vult aan: ‘Het is belangrijk dat naast de vaste werkbegeleider ook de andere collega’s op de OK weten wat de leerling die dag te leren heeft en hoe zij daarbij kunnen helpen. Het is aan de kerngroepleden om dit onderwerp onder de aandacht te brengen, mocht het er tussendoor schieten. Met dit soort voorbeeldgedrag houden we het programma levend.’
Naar aanleiding van de rapportage werd besloten tot een afdelingsbrede cultuurverandering met name op het gebied van communicatie. Marianne: ‘We hebben samen met betrokkenen van de afdeling een bondige gedragscode opgesteld met onder andere regels als: afspraak is afspraak, we praten niet over elkaar maar met elkaar, en we geven feedback om te verbeteren, niet om te veroordelen.’ Hierdoor ervaart Juliette de feedback die ze nu krijgt over het algemeen als positief: ‘We krijgen door de dag heen te horen wat er goed gaat en wat beter kan. Doordat de leerdoelen ’s ochtends gezamenlijk doorgesproken zijn, is het makkelijker om gericht feedback te geven en te ontvangen. Wat ook goed werkt is dat nieuwe studenten naast hun werkbegeleiders een buddy krijgen. Dat is een ouderejaarsstudent die de ins en outs van de opleiding kent en hen begeleidt op de werkvloer. De nieuwe studenten ervaren dat als heel waardevol.’
Visie op werkbegeleiding
Een van de belangrijkste leerpunten uit de rapportage voor Marianne is de visie op werkbegeleiding. ‘Wij zagen werkbegeleiding te veel als onderdeel van ons vak, terwijl het begeleiden van studenten op zich al een vak is. We moeten onze werkbegeleiders dus leren aandacht te hebben voor hoe een individuele leerling leert en hoe je de werkomgeving daarop inricht. Daarnaast leerden we tijdens de scandagen dat het heel waardevol is om zo nu en dan oude gewoontes los te laten, bewust naar je proces te kijken en te ontdekken of het beter en misschien ook anders kan. Pas gediplomeerde leerlingen kunnen daarbij heel waardevolle input leveren. Ook bleek dat leerlingen zich vaak afhankelijk voelden van hun werkbegeleider. In een veilig leerklimaat zou dat niet zo’n grote rol moeten spelen.’
Juliette vult aan: ‘Werkbegeleiders zijn belangrijk voor de continuïteit in je leerproces. Zij moeten precies weten waar je als student in je leerproces staat. Een goede werkbegeleider is een collega die niet alleen veel praktijkkennis heeft, maar ook goed in de theorie zit. Iemand die openstaat voor vragen en vertrouwen geeft, en waarmee je goed kunt samenwerken.’
Leerpunten
Na het doorvoeren van de eerste verbeteringen blijkt dat cultuurverandering een ingrijpend proces is. Marianne is daar open over: ‘Na een goede start is het veranderproces wat gestagneerd. Zo bleken de rollen in de kerngroep niet helemaal goed verdeeld. Ook heeft mijn voortvarendheid en gevoel van urgentie er niet altijd toe geleid dat mensen in hun kracht zijn gezet. Nu weet ik dat als je in de eerste fase meer energie stopt in het meekrijgen van de direct betrokkenen, je daarmee wint in de rest van het proces. Een ander leerpunt is dat we de coaching voor de werkbegeleiders aanvankelijk op een te hoog niveau hebben ingezet. Inmiddels hebben we afgesproken dat elke werkbegeleider een training behoort te volgen om ook de theorie achter werkbegeleiding te begrijpen en zijn we weer volop in de race om de overgebleven plannen door te voeren.’
Tevreden
Ondanks wat strubbelingen is Marianne heel blij met de inzichten die zij heeft gekregen over het leerklimaat en over de hele afdeling. ‘Het heeft ons allemaal bewustwording gebracht. Ook is het mooi dat wij ons als afdeling niet meer isoleren van het opleidingshuis en meer verbinding zoeken met de leerlingen en de praktijkopleiders. Samen met hen zetten we de acties door. Een cultuurverandering is nu eenmaal niet in een halfjaar geregeld, maar we hebben al mooie stappen gezet.’
De methodiek ‘Verbeteren Leerklimaat OK’ is nu beschikbaar voor verdere uitrol naar andere (OK-) afdelingen binnen en buiten de regio Rotterdam-Rijnmond. Als jouw organisatie hiermee ook aan de slag wil, kun je de stapsgewijs uitgewerkte blauwdruk downloaden.
