Samenwerken aan datagedreven HR

29 maart, 2022
Arbeidsmarkt in beeld

De toekomst voorspellen is lastig maar je kunt je er wel op voorbereiden. Bijvoorbeeld met Strategische Personeelsplanning en data gedreven HR. Hoe kun je hiermee nu écht stappen zetten waardoor je beter in staat bent jouw HR-instrumenten onderbouwd en doelgericht toe te passen? deRotterdamseZorg biedt aangesloten instellingen aan gebruik te maken van de methodiek van het Lerend Netwerk en de scenariotool van PFZW. Het lerend netwerk helpt jouw organisatie bij de ontwikkeling van een strategische personeelsplanning op basis van kwalitatieve en kwantitatieve scenario’s. Het is een compleet en hands-on traject, waarbij je aan de hand genomen wordt en ervaringen met elkaar deelt. Doe ook mee en haal meer uit jouw data!

Het volgende Lerende Netwerk start op 7 juli 2022. Voor informatie kun je contact opnemen met Christa Stut.

Een lerend netwerk bestaat uit verschillende plenaire sessies, waarin deelnemers toewerken naar een serieus plan van aanpak voor SPP in hun eigen organisatie. Workshops als Datagedreven HR en Scenarioplanning helpen daarbij, net als de analyse van de medewerkerreis. Met individuele consulten, het PFZW HR-dataportaal en de PFZW Scenariotool krijgen deelnemers inzicht in de theorie, én leren ze die te vertalen naar de praktijk.

Steffen Visser is HRM-analist bij Pameijer en nam deel aan het lerende netwerk in de regio Rotterdam-Rijnmond. Zijn missie? ‘Zorgen dat we niet meer alleen op onderbuikgevoelens koersen. In de zorg heb ik als HRM-analist best een bijzondere positie. Ik ben volle bak bezig met data, terwijl ik weet dat veel HR-afdelingen dat er gewoon bij moeten doen. Je zou dus zeggen dat wij geramd zitten als het om SPP en datagedreven werken gaat. Dat is niet zo. Het is zo’n breed thema, zo’n verzamelnaam bijna, dat ook wij ons wel eens afvragen: waar beginnen we dan? En hoe zorgen we dat we de rest van onze organisatie ook meekrijgen? Belangrijke vragen, als je bedenkt dat we volgens sommige prognoses afkoersen op een tekort van 10.000 zorgmedewerkers, alleen al hier in de regio.’

Iedereen wil z’n cijfers op orde
Dat tekort is precies de reden dat netwerkorganisatie deRotterdamseZorg  samen met PFZW Datadiensten lerende netwerken organiseert. Christa Stut, programmamanager bij deRotterdamseZorg: ‘Zorgprofessionals zijn schaars, dus is het noodzakelijk dat ze optimaal ingezet worden. Daar werken we in onze regio samen aan. En of het nou gaat om organisaties in de ouderenzorg, in de VVT, de jeugdzorg, GGZ of de gehandicaptenzorg: iedereen wil zijn data daar optimaal voor benutten. Het lerend netwerk biedt een structuur waardoor data beter gedeeld en vergeleken kan worden. Daardoor haal je er meer uit. Je ziet wat er regionaal nodig is, waar de instroom vandaan komt, en waar de uitstroom naartoe gaat. En dan is het zaak om op regioniveau helder te krijgen welke maatregelen helpen, en vooral: welke de grootste impact hebben. Ook daarbij ondersteunt het netwerk. Het doel is dat we met zijn allen leren welke data beschikbaar is, hoe we van data informatie maken, en hoe we daar lessen uit trekken. Cijfers moeten betekenis krijgen, ook buiten de afdelingen die er toch al mee bezig zijn.’

Al jaren op de agenda, maar nooit van de grond
Ook zorgorganisatie Aafje sloot aan bij het lerende netwerk. Hun uitgangspositie was duidelijk anders dan die van Pameijer, legt Merel van der Ham, beleidsadviseur Mens & Ontwikkeling, uit: ‘SPP stond bij ons al een jaar of zeven op de agenda, maar was om allerlei redenen nooit echt van de grond gekomen. Er werden echt wel eens goede stappen gezet, maar vaak vertrokken dan toch dragende mensen, of kreeg een ander, urgenter probleem prioriteit.’ Ilona Zevenbergen, manager Service Mens & Ontwikkeling bij Aafje, vult aan: ‘Tegelijkertijd zie je dat de personeelstekorten nu echt de spuigaten uitlopen. Corona zorgt daarbij nog eens voor een heel vreemde dynamiek. Wij hebben een aantal zorgstops gehad, waarbij we ‘nee’ moesten zeggen tegen nieuwe cliënten. Dat is vreselijk. En een goede motivatie om naar alle knoppen te kijken waar we aan kunnen draaien. Ook SPP, en dus kwam dit lerend netwerk als geroepen.’

Van medewerkerreis tot scenariodenken
Visser: ‘Wat ik heel fijn vond aan het netwerk, was de bevestiging dat andere organisaties hier ook mee worstelen. En dat het dus ook niet nodig is om in je eentje het wiel uit te vinden. Dat is een flinke geruststelling. Ik vond ’t gaaf om te zien dat er organisaties uit allerlei zorgdisciplines waren, met verschillende mates van datavolwassenheid, en dat je tóch allemaal iets van elkaar kunt leren. Mijn afdeling heeft bijvoorbeeld de cijfermatige kant goed op orde, maar moeite om de urgentie van het probleem over het voetlicht te brengen in de rest van de organisatie. Puur omdat managers gefocust zijn op andere uitdagingen, die óók belangrijk zijn, en die nú impact hebben op cliënten. Heel begrijpelijk, maar wij willen samen bouwen aan een structurele oplossing. Hoe haak je dan mensen aan?’

Van der Ham: ‘Bij ons was de situatie eigenlijk omgekeerd. Vanuit de top van de organisatie werden we zelfs op dit netwerk gewezen, en met veel van de afdelingen hebben we prima contacten, óók over dit onderwerp. Alleen hadden we onvoldoende inzicht in de data en kenden we de methodieken niet om er iets mee te doen. Tijdens het netwerk kregen we die aangereikt: van de medewerkerreis tot scenariodenken. En daar spraken we ook uitgebreid over met andere deelnemers. Dat was heel waardevol, omdat iedereen zo open was.’

Opvallende openheid, ook online
Die openheid viel ook Stut op. ‘Ik was onder de indruk van het vertrouwen dat er heerste binnen de groep. Eerlijk gezegd hield ik mijn hart vast toen we door corona moesten overschakelen op online sessies, maar de impact daarvan bleek enorm mee te vallen. De openheid bleef, iedereen deelde tot op detailniveau waar ze tegenaan liepen, iedereen dacht met elkaar mee. En het fijne is: doordat je zo’n diverse groep hebt, met mensen van verschillende afdelingen uit verschillende zorgdisciplines, kijkt iedereen net anders tegen dezelfde zaken aan.’ Zevenbergen: ‘Die verscheidenheid kun je bijna niet organiseren in je eigen werkomgeving, terwijl je er wel veel aan hebt. Bij zo’n complex onderwerp als dit, helpt het om het van zoveel mogelijk kanten te bekijken.’

Visser: ‘Het netwerk heeft ons heel veel duidelijk gemaakt. Dat we echt niet de enige zijn die hiermee worstelen, dat onze data klopt met de werkelijkheid, én dat er nog veel moet gebeuren voordat we een oplossing hebben. Het is daarom top dat we elkaar nu kennen. Ik ga met plezier nog eens langs bij Aafje om te zien hoe zij intern het gesprek over deze problemen voeren.’ Van der Ham: ‘En dankzij Steffen kunnen wij makkelijker aan onze informatieafdeling uitleggen wat we aan data nodig hebben. Dat móét goed, want we hebben de ambitie om onze eigen afdeling MO tot best practice voor datagedreven werk te maken binnen Aafje. Dan kunnen we andere afdelingen laten zien wat er mogelijk is, en daarna samen stappen zetten.’

Headerphoto:

Elke maand zien hoe we samenwerken? Geef je op voor de nieuwsbrief.